Avis de confidentialité conforme au règlement général sur la protection des données (« RGPD »)

Novembre 2021

Table de Révision

Date: 24 novembre 2021

Description: Rédaction de l’Avis de confidentialité

Revised By: Officier de la sécurité

Approved By: VP Services Juridiques

Date: Novembre 2021

Description: Révision

Révisée par: Officier de la sécurité

Approuvée par: VP Services Juridiques

À propos de cet avis

Plus Compagnie Amériques inc. et ses filiales (ensemble, la « Société ») s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel. Conformément à la législation européenne sur la protection des données, le présent avis de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons et utilisons les données qui vous concernent personnellement en tant que résident de l’UE et ne s’applique pas aux personnes en dehors de l’UE. Veuillez le lire attentivement. 

En vertu des lois sur la protection des données, les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet doivent être :

• utilisées de manière licite, loyale et transparente;

• recueillies uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées, et utilisées de manière compatible avec ces fins;

• pertinentes aux fins dont nous vous avons fait part, et limitées à ces fins;

• exactes et tenues à jour;

• conservées aussi longtemps que nécessaire pour les fins dont nous vous avons fait part;

• conservées en sécurité.

Si vous avez des questions sur le présent avis ou sur la façon dont nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel, veuillez communiquer avec nous.

À propos de nous

Nous sommes Plus Compagnie Amériques inc., une société constituée dans la province de l’Alberta, au Canada. Notre siège social est situé au 300, rue Saint-Paul, bureau 300, Québec (Québec) G1K 7R1, et notre numéro d’enregistrement est le 2018688800.

Si vous avez des questions, vous pouvez les adresser à :

• 300, rue Saint-Paul, bureau 300, Québec (Québec) G1K 7R1, Demande concernant le RGPD;

• rgpd@pluscompany.com.

Comme nous sommes établis en dehors de l’UE, nous avons nommé Monsieur Mark Cater pour nous représenter aux fins de la loi sur la protection des données. Ses coordonnées sont :

• Alphabeta Building, 2 Worship Street, London, UK EC2A 2AH, Demande concernant le RGPD;

• rgpd@pluscompany.com.

Coordonnées et autre correspondance

Si vous concluez un contrat avec nous en tant que particulier (ou si quelqu’un le fait en votre nom), certaines de vos données à caractère personnel comme votre nom, vos coordonnées, les détails de contrat et les détails de livraison figureront dans le contrat et dans notre correspondance relative au contrat.

Toute autre correspondance ou interaction avec nous (par exemple par courriel, téléphone, courrier, message texte, médias sociaux ou notre site Web) contiendra aussi des données à caractère personnel telles que vos noms et coordonnées. Ces communications peuvent être des enquêtes, des examens, des commentaires de suivi, des plaintes déposées par ou contre vous et des litiges avec vous ou votre organisation.

Données d’appel. Nous pourrions également recueillir les numéros de téléphone utilisés pour appeler notre organisation ainsi que la date, l’heure et la durée des appels. Nous vous informerons de tout appel enregistré avec vous, qui que soit l’appelant.

Nous conserverons et utiliserons les données à caractère personnel recueillies pour exécuter notre contrat avec vous (le cas échéant), pour nous conformer à toute exigence juridique nous obligeant à conserver certains dossiers ou à effectuer certaines vérifications, pour poursuivre nos intérêts légitimes dans le traitement d’une plainte ou d’une demande de données ou dans l’administration de votre compte, (ou celui de votre organisation) et des services que nous offrons, ainsi que pour évaluer et améliorer notre offre, y compris en matière de dépannage, d’analyse de données, de test, de recherche, de statistique et d’enquête.

Vos données à caractère personnel relatives à un contrat sont conservées pendant une période d’au plus sept ans après la fermeture de votre compte afin de nous permettre de traiter toute demande de données ou réclamation après-vente et de respecter les exigences fiscales.

Toute autre information mentionnée ci-dessus est conservée pendant sept ans.

Marketing

Nous pourrions recueillir votre nom et vos coordonnées (telles que vos courriel, numéro de téléphone ou adresse) afin de vous envoyer des données sur nos produits et services susceptibles de vous intéresser. Nous pourrions recueillir ces renseignements directement auprès de vous ou par l’intermédiaire d’un tiers. Si un tiers a obtenu votre nom et vos coordonnées, il ne nous les transmettra à des fins de marketing que si vous y avez consenti.

Vous avez en tout temps le droit de refuser de recevoir notre matériel promotionnel. Vous pouvez exercer ce droit à tout moment en communiquant avec nous. Si nous vous envoyons des courriels promotionnels, vous y trouverez toujours une option de désabonnement pour ne plus en recevoir d’autres. En vous désabonnant, nous vous ajouterons à notre liste d’exclusion pour nous assurer de ne pas vous envoyer accidentellement d’autres envois marketing.

Si vous êtes un client ou agissez à titre professionnel au sein d’une société par actions ou d’une SENCRL, nous utiliserons vos coordonnées au besoin pour poursuivre nos intérêts promotionnels légitimes auprès de vous et pour tenir à jour notre liste de clients potentiels.

Si vous n’êtes pas un client et n’agissez pas à titre professionnel au sein d’une société par actions ou d’une SENCRL, nous ne communiquerons avec vous à des fins promotionnelles qu’avec votre consentement (que nous ayons recueilli vos données directement auprès de vous ou par l’intermédiaire d’un tiers).

Nous ne communiquerons jamais votre nom ni vos coordonnées à des tiers à des fins promotionnelles, sauf si vous avez expressément consenti à ce qu’un tiers en particulier vous envoie des communications promotionnelles. Nous faisons appel à des tiers fournisseurs de services pour envoyer nos communications promotionnelles, mais nous ne leur permettons d’utiliser les données partagées que selon nos instructions et seulement s’ils acceptent de les traiter de manière confidentielle et de les conserver en sécurité.

Nous conservons vos coordonnées sur notre liste de promotion jusqu’à ce que vous vous en retiriez, auquel cas nous vous ajoutons à notre liste d’exclusion. Nous conservons cette liste indéfiniment pour nous conformer à notre obligation légale de ne pas vous envoyer de communication promotionnelle par inadvertance.

Données du site Web

Nous pourrions recueillir des données sur vous et votre utilisation de notre site Web par des moyens techniques tels que les témoins, les compteurs de pages Web et d’autres outils d’analyse. Ces données peuvent inclure l’adresse IP, les données de connexion, le type et la version du navigateur, le fuseau horaire et l’emplacement, les types et versions des modules d’extension du navigateur, le système et la plateforme d’exploitation et d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder au site Web. Nous utilisons ces données dans la mesure nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes pour administrer et améliorer notre site Web et son contenu, assurer son fonctionnement efficace et sécuritaire, développer nos affaires et orienter notre stratégie marketing. Nous pourrions créer à partir de ces données des données statistiques globales (par exemple, le nombre total de visiteurs du site Web), qui ne sont pas des données à caractère personnel.

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant un an à compter de leur collecte ou de l’expiration du témoin correspondant.

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web, des modules d’extension et des applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre à des tiers de recueillir ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas les sites Web de tiers et ne sommes pas responsables de leur politique de confidentialité. Nous vous encourageons à lire l’avis de confidentialité de tous les sites Web que vous visitez.

Données des employés

Si vous travaillez pour l’un de nos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux, les données que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure vos coordonnées et les détails de votre emploi et de notre relation avec vous. Ces données peuvent être recueillies auprès de vous ou fournies par votre organisation, qui devrait vous avoir informé que vos données nous seraient fournies et vous avoir invité à lire le présent avis. Nous utilisons vos données d’employé dans la mesure nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes pour gérer notre relation avec votre organisation. Si nous avons une relation d’affaires avec vous ou votre organisation, cette dernière peut nous transmettre des données vous concernant.

Nous conservons les données d’employé jusqu’à sept ans après la fin de notre relation avec votre organisation.

Réclamations fondées en droit

Lorsque nous estimons courir le risque de devoir nous défendre ou intenter une action en justice, nous pouvons conserver les données à caractère personnel nécessaires pour défendre nos intérêts légitimes. Nous pourrions devoir partager ces données avec nos assureurs ou nos conseillers juridiques. Nous conservons ces données pour une durée variable selon la nature du litige et de l’intervalle pendant lequel nous estimons courir le risque de devoir nous défendre ou intenter une action en justice.

Données obtenues de tiers

Nous pouvons obtenir des données vous concernant des sources suivantes :

• Nos clients.

   Dans le cadre de l’exécution des services auprès de nos clients (responsable du traitement), nous agissons quelques fois à titre de sous-traitant et recevons des informations à votre sujet.

• Nos fournisseurs de services.

   Nous travaillons en étroite collaboration avec des tiers (y compris des partenaires commerciaux, des sous-traitants en services techniques, de paiement et de livraison, des réseaux publicitaires, des fournisseurs d’analyse et de données de recherche et des agences de référence en matière de crédit) qui peuvent nous fournir des données vous concernant. Nous utilisons ces données conformément à ce qui précède.

• Les entreprises que nous achetons.

   Si nous faisons l’acquisition d’une autre entreprise, ou de la quasi-totalité de ses actifs, et que cette entreprise détient des données à caractère personnel vous concernant, nous conserverons et utiliserons ces données conformément au présent avis de confidentialité.

• Nos autres canaux.

   Nous avons accès à des données vous concernant si vous utilisez l’un des autres sites Web que nous exploitons ou les autres produits et services que nous fournissons. Nous vous aurons informé que nous recueillons vos données si nous avons l’intention de les partager en interne et de les combiner aux données recueillies sur le présent site Web. Nous vous aurons également indiqué dans quel but nous comptons partager et combiner vos données.

• Sources accessibles au public.

   Nous obtenons des données de sources publiques comme Companies House, Facebook, Twitter ou LinkedIn.

• Renseignements sur le crédit.

   Nous pouvons également recueillir vos données de crédit auprès d’agences d’évaluation du crédit.

Autres motifs d’utilisation de vos données

Utilisations courantes de vos données. Nous n’utilisons vos données à caractère personnel que lorsque la loi le permet. Dans certaines circonstances, nous pourrions utiliser vos données parce que vous y avez expressément consenti, mais en règle générale, nous les utilisons conformément au présent avis pour :

• exécuter un contrat que nous avons conclu avec vous;

• nous conformer à une obligation légale;

• poursuivre nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers), dans la mesure où vos intérêts et vos droits n’ont pas préséance;

• Protéger vos intérêts (ou ceux d’autrui) ou, plus rarement, l’intérêt du public.

Changement de fins. Nous n’utiliserons vos données à caractère personnel qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, conformément au présent avis, à moins que nous devions les utiliser pour une autre raison, compatible avec la fin d’origine. Si nous avons besoin d’utiliser vos données à caractère personnel à des fins différentes, nous vous en informerons et nous vous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire.

Partage de vos données

En plus de ce qui précède, nous pouvons partager vos données avec des tiers, y compris des fournisseurs de services et d’autres entités de notre groupe. Les tiers sont tenus de respecter la sécurité de vos données à caractère personnel et de les traiter conformément à la loi. Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

Pourquoi pouvons-nous partager vos données à caractère personnel avec des tiers?

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des tiers si nous avons l’obligation légale de les communiquer ou de les partager, afin de faire respecter ou d’exécuter nos accords avec vous ou de protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité ou ceux nos clients ou d’autres personnes ou lorsque nous avons une autre raison légitime de le faire. Nous pouvons notamment échanger vos données avec d’autres sociétés et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction des risques associés au crédit.

Qui sont les tiers fournisseurs de services qui traitent vos données à caractère personnel?

Nous pourrions devoir partager vos données à caractère personnel avec des tiers fournisseurs de services (y compris des entrepreneurs et des agents désignés) afin qu’ils puissent nous fournir leurs services.

Nous engageons notamment des conseillers juridiques, des comptables et des conseillers fiscaux.

Quand pouvons-nous partager vos données à caractère personnel avec d’autres entités de notre groupe?

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières de production de rapports sur le rendement de l’entreprise, dans le contexte d’une réorganisation d’entreprise ou d’un exercice de restructuration de groupe, ainsi que pour la maintenance du système et l’hébergement des données.

Dans quelle mesure vos données sont-elles protégées par les tiers fournisseurs de services et les autres entités de notre groupe?

Tous nos tiers fournisseurs de services et toutes les autres entités du groupe sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel. Lorsque des tiers traitent vos données à caractère personnel pour notre compte en tant que « responsables du traitement des données », ils ne doivent le faire que selon nos instructions et seulement s’ils acceptent de les traiter de manière confidentielle et de les conserver en sûreté.

Qu’en est-il des autres tiers?

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec d’autres tiers, par exemple dans le contexte d’une éventuelle vente ou restructuration de l’entreprise dans la poursuite des buts pour lesquels vos données ont été recueillies si cela est nécessaire. Nous pourrions aussi avoir à partager vos données à caractère personnel avec un organisme de réglementation ou pour nous conformer à la loi.

Emplacement des données

Notre siège social est situé au Canada. Vos données sont stockées dans le nuage. Nous exerçons aussi nos activités aux États-Unis et au Royaume-Uni.

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que vos données à caractère personnel sont traitées de façon sécuritaire et conformément au présent avis de confidentialité.

Certains pays et organisations en dehors du Royaume-Uni et de l’UE à qui nous pourrions transférer vos données font l’objet d’une « décision d’adéquation », ce qui signifie que l’UE considère qu’ils ont mis en place un régime de protection des données adéquat.

Le fonctionnement des décisions d’adéquation est présenté sur le site Web de la Commission européenne (en anglais seulement) :

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en.

Si nous transférons des données vers des pays ou des organisations en dehors du Royaume-Uni et de l’UE à qui l’UE ne reconnait pas de régime adéquat de protection des données, nous veillerons à ce que des garanties appropriées (par exemple, des clauses types approuvées par l’UE ou par une autorité de protection des données) soient mises en place. Pour en savoir plus sur ces mesures de protection, veuillez communiquer avec nous.

Sécurité des données

Outre les mesures ci-dessus encadrant le partage de vos données, nous avons mis en place des mesures de sécurité interne pour éviter que vos données à caractère personnel soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées sans autorisation, modifiées ou diffusées. De plus, seuls les employés, les agents, les entrepreneurs et les autres tiers qui ont besoin de connaître vos données à caractère personnel y ont accès. Ils ne les traiteront que selon nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la sécurité des données, auquel cas nous vous aviserons, ainsi que tout organisme de réglementation concerné.

Combien de temps conservons-nous vos données

Sous réserve des dispositions générales ci-dessus, nous pourrions en certaines circonstances conserver vos données plus longtemps pour remplir l’objectif pour lequel nous les avons recueillies, notamment pour respecter toute exigence juridique, comptable ou liée à la production de rapports.

Pour déterminer la durée de conservation de vos données à caractère personnel, nous tenons compte de leur quantité, de leur nature et de leur sensibilité, du préjudice potentiel qui découlerait de leur utilisation ou de leur communication non autorisées, des exigences juridiques applicables et des fins auxquelles nous les utilisons. Nous nous demandons aussi si nous pouvons parvenir à ces fins autrement.

Dans certaines circonstances, nous pourrions anonymiser vos données à caractère personnel afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pourrions les utiliser sans préavis.

Vos droits

La législation sur la protection des données vous donne, en tant que résident de l’UE, un certain nombre de droits concernant les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Les principaux sont énoncés ci-dessous. Dans certaines circonstances, vous êtes en droit :

• d’être informé de façon claire et transparente de la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel et de vos droits, comme c’est le cas par le présent avis. Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous en faire part;

• de demander l’accès à vos données à caractère personnel (communément appelée une « demande d’accès de la personne concernée »), pour recevoir une copie de vos données et vérifier que nous les traitons conformément à la loi;

• de demander la correction des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet pour rétablir des données incomplètes ou inexactes;

• de demander l’effacement ou le retrait de vos données à caractère personnel si nous n’avons aucune raison valable de les garder (par exemple pour nous conformer à nos obligations légales) ou encore si vous avez exercé votre droit de vous opposer à leur traitement (voir ci-dessous);

• de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si nous poursuivons un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) pour lequel vous refusez que nous utilisions vos données, à condition que nous n’ayons pas d’intérêt légitime impérieux surpassant vos droits, vos intérêts ou vos libertés (par exemple, la défense d’une réclamation fondée en droit). Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct;

• de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel pour faire suspendre le traitement des données vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement;

• de demander le transfert de vos données à caractère personnel à une autre partie, si vous nous les avez fournies et que nous les utilisons avec votre consentement, ou pour exécuter un contrat, demande traitée de manière automatisée;

• de retirer votre consentement à tout moment à l’utilisation, au traitement et au transfert de vos données à des fins précises si vous y avez expressément consenti. Dès que vous nous avisez que vous retirez votre consentement, nous cessons de traiter vos données aux fins auxquelles vous avez initialement consenti, à moins que nous ayons un autre intérêt légitime impérieux à le faire;

• de déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données si vous croyez que nous utilisons vos données d’une manière qui enfreint les lois sur la protection des données.

Si vous souhaitez consulter, vérifier ou corriger vos données à caractère personnel, en demander l’effacement, vous opposer à leur traitement, retirer votre consentement ou nous demander d’en transférer une copie à une autre partie, veuillez communiquer avec nous.

Veuillez noter que lorsque nous agissons à titre de sous-traitant pour un client (responsable du traitement) nous pouvons vous référer à notre client qui répondra à votre demande ou qui nous donnera l’autorisation de le faire.

Aucuns frais exigés habituellement. Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer tout autre droit). Toutefois, nous pouvons exiger des frais raisonnables si votre demande d’accès est manifestement non fondée ou excessive. Dans ce cas, nous pouvons également refuser de donner suite à la demande.

Renseignements exigés. Nous pourrions avoir besoin de vous demander des renseignements pour mieux comprendre la nature de votre demande, confirmer votre identité et garantir votre droit d’accès aux données (ou à exercer tout autre droit). Cette mesure de sécurité vise à nous assurer que vos données à caractère personnel ne sont communiquées à aucune personne non autorisée à les consulter.

Délais. Veuillez formuler des demandes raisonnables. Nous y répondrons dès que possible. En général, le délai est d’un mois à compter de la réception de la demande. Si le traitement de la demande prend plus de temps, nous vous informerons.

Modification au présent avis de confidentialité

Toute modification au présent avis de confidentialité sera affichée ici. Vous en serez avisé par courriel ou autrement s’il y a lieu. Nous vous invitons à consulter cette page fréquemment pour prendre connaissance de toute mise à jour ou modification.